El futuro de los eventos demanda constante innovación y un enfoque específico en la Generación Z.
Según el «Freeman 2024 Event Organizers Trends Report», los eventos actuales atraviesan una transformación impulsada por tendencias, preferencias de asistentes y expositores, así como por nuevas generaciones.
Este análisis presentado por Luiz Bellini, director general de RX México, identifica aspectos críticos para organizadores y destaca las tendencias que influirán en la industria de eventos, conocida como MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions).
La investigación incorpora respuestas de 453 encuestados, de los cuales el 82% organiza eventos, el 8% trabaja en atención al cliente, el 7% en asociaciones, y el 3% crea contenido.
Además, el 68% de los encuestados son mujeres y el 65% ocupa cargos de dirección.
La investigación se realizó en los EE. UU., por lo que su contexto es relevante al interpretar los datos.
Impacto de la Generación Z en el futuro de los eventos
Desde el inicio, el futuro de los eventos resalta la presencia de la Generación Z, que ya ha superado a los Baby Boomers en el ámbito laboral estadounidense.
Con 17.5 millones de personas, su influencia en las tendencias es significativa, y en los próximos cinco años esta generación alcanzará un tamaño laboral similar al de los Millennials, quienes actualmente representan 49.5 millones de trabajadores.
La comunidad de eventos enfrenta la necesidad de adaptarse para atraer a esta generación.
La Generación Z prioriza experiencias, flexibilidad, equilibrio entre vida y trabajo, y tecnología.
Sin embargo, muchos eventos aún no reflejan estos valores, lo que indica una desconexión entre las ofertas de los organizadores y las expectativas de esta audiencia emergente.
Conservadurismo en los organizadores de eventos
Los organizadores de eventos destacan la importancia de adaptar los programas a las tendencias y al feedback de los asistentes.
Según la encuesta, el 73% considera que la retroalimentación de los participantes es el factor clave para definir el programa, seguido de las tendencias del mercado, con un 68%.
A pesar de esto, solo el 27% introduce cambios significativos en sus eventos, lo cual demuestra una resistencia al cambio dentro de la industria.
Este grupo, clasificado como “Innovadores” en el informe de Freeman, centra sus esfuerzos en mejorar la experiencia de los asistentes en lugar de aumentar su número.
Observar las estrategias de estos innovadores resulta esencial para entender el futuro de los eventos y las dinámicas de cambio en la industria MICE.
Rentabilidad y atracción de nuevos públicos: principales retos del futuro de los eventos
El equilibrio entre rentabilidad y atracción de asistentes representa un reto clave en el futuro de los eventos.
Según el estudio, el 57% de los organizadores considera que aumentar la rentabilidad es su mayor desafío, mientras que el 49% destaca la atracción de público como un reto relevante.
Contrariamente, solo el 18% menciona la selección del lugar como un desafío significativo.
Aunque mejorar la experiencia de los asistentes resulta esencial, la presión por mantener costos asequibles se presenta como uno de los obstáculos principales para los organizadores.
Este balance entre expectativas y costos conforma un aspecto fundamental en la evolución de la industria MICE.
Desalineación entre organizadores y expositores en el futuro de los eventos
Los expositores también han redefinido su visión sobre el valor de los eventos, lo que obliga a los organizadores a demostrar un retorno claro de inversión.
La principal discrepancia radica en las «razones para participar o exponer en un evento».
Mientras el 95% de los expositores se involucra en eventos para ampliar su red de clientes, solo el 59% se encuentra satisfecho con los resultados obtenidos.
Además, en cuanto al objetivo de generar “awareness de marca o producto”, también persiste una diferencia entre expectativas y resultados.
Aunque los expositores valoran la logística de los eventos, preferirían opciones de participación con todo incluido para optimizar sus costos y garantizar un retorno adecuado.
Así, el futuro de los eventos exige a los organizadores cerrar estas brechas y ofrecer soluciones más atractivas para expositores.
Los expositores también valoran las oportunidades de networking antes y después del evento, ya que esto aumentaría el retorno de inversión.
Soluciones digitales podrían facilitar esta interacción, generando valor adicional para los expositores en el marco del futuro de los eventos.
Innovación para la supervivencia en el futuro de los eventos
La innovación resulta esencial en el futuro de los eventos. Aquellos eventos que no logren ser relevantes para su audiencia enfrentan el riesgo de desaparecer.
La creciente selectividad de los asistentes obliga a los organizadores a crear experiencias esenciales, alejándose de actividades superficiales.
El informe sugiere reducir actividades como “happy hours” y regalos llamativos, en favor de encuentros temáticos, aprendizaje participativo, experiencias inmersivas y desarrollo profesional.
El análisis de las necesidades de visitantes y no visitantes, el equilibrio entre valor y costo, y la optimización de tecnologías representan puntos cruciales para el éxito en el futuro de los eventos.
Adopción tecnológica y el futuro de los eventos
La tecnología desempeñará un papel central en el futuro de los eventos.
Desde plataformas de networking hasta herramientas de análisis en tiempo real, la digitalización facilitará la interacción con los asistentes, permitiendo un feedback inmediato y una personalización de la experiencia.
La tecnología también mejora la logística y simplifica la planificación, optimizando los recursos disponibles.
En el ámbito MICE, los organizadores que adopten tecnologías avanzadas podrán satisfacer mejor las expectativas de asistentes y expositores, adaptándose rápidamente a cambios en las preferencias de los asistentes.
La tecnología, por lo tanto, es fundamental para una operación más eficiente y relevante en el futuro de los eventos.
Enfoque en sostenibilidad y responsabilidad en el futuro de los eventos
El futuro de los eventos también demanda un enfoque en sostenibilidad y responsabilidad.
Cada vez más asistentes y expositores valoran prácticas que reduzcan el impacto ambiental, lo cual ha impulsado a los organizadores a adoptar políticas ecológicas y reducir el desperdicio en sus eventos.
Desde el reciclaje hasta el uso de materiales sostenibles, estas acciones no solo responden a la demanda del público, sino que también fortalecen la reputación de los organizadores.
Los eventos sostenibles, además, pueden generar un compromiso mayor entre los asistentes, ya que muchos consideran la sostenibilidad como un factor clave al elegir a qué eventos asistir.
Este aspecto ecológico, junto con la tecnología y la innovación, configura el futuro de los eventos como una industria más consciente y responsable.
Adaptación constante
Para asegurar la relevancia en el futuro de los eventos, los organizadores deben adaptarse constantemente.
La satisfacción de los asistentes y el éxito de los expositores dependen de un enfoque orientado hacia la innovación, la tecnología, la sostenibilidad y la personalización.
Los organizadores que logren integrar estos elementos en sus eventos tendrán mayores probabilidades de prosperar en una industria en rápida transformación.
En conclusión, el futuro de los eventos exige una visión proactiva. Innovación, conexión con nuevas generaciones y adaptación tecnológica definirán el éxito en esta industria.
La adopción de estos elementos permitirá a los eventos mantenerse relevantes y proporcionar experiencias significativas que respondan a las expectativas de asistentes y expositores.
